在香港注册公司的关键要求之一就是须在香港委任公司秘书。那香港公司秘书的作用和意义是什么呢。
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香港公司秘书概况
根据香港《公司条例》第622章第474条，拥有公司秘书是任何在香港注册的公司的首要条件。那么，什么是公司秘书？
这里要注意的是，“公司秘书”并不是我们通常情况下理解的“秘书”，实际上，在香港，公司秘书扮演着很多角色。
公司秘书是公司的代表，其主要职责是确保公司及其运作完全符合香港《公司条例》中的所有法定法律和法规的规定。
一般来说，公司秘书的职能对香港公司的方向、行政和公司治理具有重要意义。
02
香港公司秘书的好处
在香港拥有一名公司秘书是必不可少的，原因有很多。
实际上，这是根据《公司条例》确定的强制性要求之一，因此，如果你想注册一家香港公司，别无选择，只能选择一名公司秘书。应该注意的是，如果公司没有委任合格的公司秘书，公司可能无法在联交所上市。
香港的公司秘书也是促进公司成长和可持续发展的一个因素。
具体来说，拥有公司秘书有两个主要好处：
1.公司与香港政府之间有更好的联系
香港公司秘书不仅要与公司的董事和股东合作，而且还要与负责监管公司运作和活动的各种政府以及监管机构进行联络和互动。
公司秘书必须与之合作的一些法定机构包括：
(1) 公司注册处
(2) 税务局
(3) 香港证券交易所
(4) 香港证券及期货事务监察委员会
2.严格遵守香港法律
在香港司法管辖区成功建立和管理业务需要履行某些职责。
拥有合格的公司秘书，他们将帮助您了解并采取正确和有序的步骤来遵守香港法律，确保公司顺利运行而不会与法律发生任何冲突。
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香港公司秘书职责
香港公司秘书的职责和责任范围很广，从行政到管理职能都有。以下是公司秘书的一些主要职责。
1.履行纳税义务
公司秘书有责任确保按时以正确的方式解决公司的税务义务。
保证通过向香港税务局 (IRD) 注册公司的过程，公司的详细信息被记录在相关的政府机构中；
公司需办理涉税事项时，请向主管机关寻求澄清或补充批准；
在每个财政年度结束时，按时并有条不紊地提交纳税申报表。
2.保存法定账簿
香港公司秘书必须保留所有文件，如果需要，应随时准备好供政府检查。
维护公司的所有法定文件；
更新记录详细信息的任何更改；
制作、发布和分发公司账目和报告。
3.安排公司会议
回到公司秘书的基本角色，香港公司秘书是组织公司会议的人。
召开和参加董事会和股东会议；
为会议准备议程和会议记录；
遵守程序并确保会议期间作出的决定符合香港法律。
4.通知公司法定变更
公司成立后会有进一步的调整似乎是很常见的。公司秘书负责通知主管当局。
就公司的任何变更向注册处提交所需文件，例如：
添加/删除股东或董事；
更改公司名称；
调整公司股本；
搬迁公司注册地址。
5.其他可能的行政事项
代表公司与股东、监管机构及联交所沟通；
观察良好公司治理实践的当前发展，为公司董事会提供最佳建议；
研究并深入了解新兴市场，为企业成立作出贡献。
04
香港公司秘书要求
香港公司秘书必须符合以下条件：
如果是自然人，他/她必须是香港居民；
如属法人团体，该法团的注册办事处或营业地点必须位于香港且有TCSP牌照。
但请注意，香港证券交易所《上市规则》第3.28条规定，香港的上市公司只能以个人身份担任公司秘书，而且该候选人必须符合以下学历或相关经验的要求。
是香港特许秘书公会的会员；
是律师或大律师；
是一名注册会计师；
具有相当的经验，显示其有能力履行公司秘书的职责。相关经验可以是工作经历、熟悉上市规则和其他相关法律、在其他司法管辖区的专业资格等。
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